Over persoonlijk leiderschap en constructief ‘nee’ zeggen
“Het gesprek is achter de rug. Ging eigenlijk wel heel vlot – ik had mijn papiertjes voor mij liggen ????. De reactie van mijn manager was heel sympathiek – hij begreep mij volledig. Vond het heel jammer, maar was niet aangedaan of geschrokken. Ik ben opgelucht. Op naar een nieuw hoofdstuk!”
Deze mail ontving ik vrijdag van een van de deelneemsters aan het Management Assistants Program welke ik voor een klant ontwikkeld heb (met o.a. onderdelen uit de Leiderschap voor Management Assistent training). Deze maatwerk in-company-leergang gaat over leiderschap inzetten in je werk. Want als je heldere doelen stelt word je een nóg betere professional.
We hadden geen beter moment kunnen treffen. Het derde blok van het MA-programma gaat over het managen van je prioriteiten. Weten wat je doelen zijn, zowel professioneel als persoonlijk. Waar wil jij je tijd aan besteden? En daar dan ook naar leren handelen. Dat betekent ook constructief ‘nee’ zeggen als dat nodig is. Ik heb aan alle deelneemsters gevraagd om cases aan te leveren over situaties waarin ze het moeilijk vinden om ‘nee’ te zeggen. Nou, aan input geen gebrek!
Waarom is nee zeggen moeilijk?
‘Nee’ zeggen, zeker als managementondersteuner, is moeilijk. Jij bent immers degene die altijd alle uitdagingen en problemen van de ander oplost. Het zit immers in je DNA om anderen te helpen. Die hulp weigeren is lastig en voelt soms zelfs als falen. Tel daarbij op dat je graag wil laten zien dat je proactief bent en dat je het aangaan van uitdagingen niet schuwt. Je voelt je stressniveau toenemen….. Nu moet je kiezen: doe ik wat goed is voor mij óf doe ik wat ik altijd al deed en zeg ik ja tegen de ander? Dát is het telkens terugkerende dilemma.
Aan de slag met nee zeggen
Nee leren zeggen is essentieel. In de eerste plaats voor je eigen mentale gezondheid. In de tweede plaats omdat je daarmee de kwaliteit van je werk bewaakt. Door ‘nee’ te zeggen kun je al je aandacht en tijd besteden aan je huidige werkzaamheden. Je weet dat je zo de beste kwaliteit kunt leveren. Meer opdrachten uitvoeren in dezelfde tijd gaat immers ten koste van die kwaliteit.
Tijd dus om te gaan oefenen. Ik zet twee stoelen tegenover elkaar. De ene stoel is voor de managementondersteuner. Op de andere stoel zit de ‘manager’, gespeeld door een van de andere ondersteuners. Zo oefenen ze niet alleen het ‘nee’ zeggen, maar zo leren ze ook zich te verplaatsen in hun gesprekspartner: hoe reageert hij/zij en welke argumenten spelen voor hem of haar een rol? De rest van de groep geeft reacties op het gevoerde gesprek en tips hoe dit nog optimaler kan. De deelneemsters ervaren zo ook hoe belangrijk houding en gezichtsuitdrukking is tijdens zo’n gesprek.
Dan stelt een van de deelneemsters voor om een gesprek te oefenen dat zij die avond nog zal moeten voeren. Ze heeft er nu al buikpijn van. Ze wil tegen haar manager gaan zeggen dat ze zijn aanbod voor een verandering in werkzaamheden, niet gaat accepteren. Terwijl ze al jaren met veel plezier samenwerken met elkaar. Ze heeft namelijk intern een nieuwe functie aangeboden gekregen bij een ander team en onder een andere leidinggevende. Mijn eerste vraag aan haar is: “Wat wil jij? Je kunt het gesprek alleen maar succesvol voeren als je weet wat jouw doel is”. Ze geeft aan dat ze toe is aan een nieuwe uitdaging, maar dat ze haar huidige team en manager niet wil laten vallen. De ‘nieuwe’ werkzaamheden bij haar huidige team zijn belangrijk voor het hele team.
Zie hier haar dilemma. We oefenen het gesprek meerdere malen. Ze volgt mijn advies om alle aandachtspunten en tips te noteren en haar aantekeningen als kapstok te gebruiken voor haar gesprek. Telkens gaat het beter. Met een stuk meer vertrouwen gaat ze na afloop van de training naar huis. Hoe dit gesprek verlopen is, las je in de eerste alinea van dit blog.
10 Tips om constructief nee te zeggen:
- Weet wat je belangrijk vindt.
Maak tijd voor zelfreflectie en neem alle onderdelen van je leven eens onder de loep. Hoeveel aandacht besteed je aan je gezondheid, vrienden en familie, liefde, carrière, geld, persoonlijke ontwikkeling, tijd voor jezelf en je woning? Geef al deze aspecten eens een cijfer. Hoe tevreden ben je over deze verdeling? Moet het anders of mag het zo blijven? In het antwoord op deze vragen ligt je doel. - Luister eerst goed.
- Laat de ander uitspreken, zonder onderbreking.
- Kijk de persoon aan.
- Let op lichaamstaal en intonatie, spreek rustig en zelfverzekerd.
- Geef duidelijk en met reden aan waarom je de klus niet kunt aannemen. Let op: geef telkens één reden en laat de ander dan reageren.
- Vermijd twijfeltaal: eigenlijk, een beetje, in principe, misschien, liever niet, soms, eventueel.
- Wees relevant: zeg alleen dingen die ertoe doen.
- Help mee oplossingen te zoeken zonder dat je extra taken op je neemt.
Verwijs bijvoorbeeld naar site met benodigde info, een handleiding, etc. - Bedenk: je zegt nee tegen het verzoek, niet tegen de persoon. Je wijst de persoon niet af, maar stelt prioriteiten.
Weten wat voor jou belangrijk is en hiernaar handelen, dat is leiderschap. En soms betekent dat dus ook dat je constructief nee zult moeten zeggen.
Wil je meer leren over persoonlijk leiderschap? Ik zie uit naar je dm!
Marianne H.M. Smits
AVK Innovatiecoach
Volg ons