Het secretariaat staat onder druk… maak je zichtbaar!

Secretariaat onder druk

Jouw secretariaat in 7 stappen naar zichtbare toegevoegde waarde voor de organisatie.

Dagelijks ontvang je een grote hoeveelheid mails. Dat is bij mij niet anders. Deze week echter, kreeg ik een mailbericht dat écht mijn aandacht trok. De afzender was een management assistante van een organisatie waar ik met regelmaat trainingen en coaching mag verzorgen. Niet zo heel bijzonder dat ze mailt, zie ik je denken. Het was de inhoud van het mailtje waardoor ik echt heel blij werd: een presentatie van maar drie sheets waarin het secretariaat scherp en duidelijk op de kaart is gezet, ter voorbereiding op de volgende MT-vergadering. Ik weet het zeker: die vergadering wordt legendarisch……!

Zie hier een team van management ondersteuners dat werkt aan een optimaal functionerend secretariaat. En ik mocht ze hierbij coachen, niet alleen in persoonlijke ontwikkeling en persoonlijk leiderschap maar ook in het zichtbaar maken van de activiteiten die het secretariaat doet. Natuurlijk mét een toets of deze activiteiten van toegevoegde waarde zijn én future proof. Hoe zij dit hebben gedaan? Met veel passie, doorzettingsvermogen, een duidelijk doel en een prachtige metafoor. Maar ook stapsgewijs…..

Stap 1: start met een duidelijk plan

Het secretariaat wil eigenaarschap tonen, verantwoordelijkheid nemen, continu verbeteren en innoveren. En dat ook werkelijk zichtbaar kunnen maken. Met name dit laatste is essentieel want hoe laat je zien wat je doet aan managers die onder hoge druk vooral bezig zijn met het bereiken van de ‘eigen’ doelen en daarbij al gewend zijn aan professionele secretariële ondersteuning? Dat is nog niet zo simpel want een regel in marketingland is dat je minstens zeven keer iemands aandacht getrokken moet hebben voordat je werkelijk opvalt… Een duidelijk plan hoe beter zichtbaar te worden, daar gaat het dus om!

Stap 2: weet waar je voor staat als secretariaat

Niemand weet beter hoe je het secretariële werk managet als jij, de professionele management assistant! Maak dit duidelijk aan jouw ‘klanten’. Laat zien waar je voor staat in je dienstverlening, maak zichtbaar waar je kracht ligt, wat je wil bereiken en op welke manier. Dat vereist veel zelfreflectie en brainstorms met je collega’s om te komen tot de essentie. Betrouwbaarheid, continuïteit in dienstverlening, flexibiliteit, servicegerichtheid, betrokkenheid, respectvol omgaan met elkaar. Dat zijn een aantal voorbeelden. Het mogen geen loze kreten zijn. Iedere beschrijving moet een duidelijke uitleg hebben die door je klant ook ervaren wordt.

Stap 3: maak duidelijk wat jij bijdraagt aan de doelen van je organisatie

Wat willen jullie bereiken als secretariaat? Wat is jullie toegevoegde waarde? Heb je hier al eens bij stil gestaan. Vaak heerst natuurlijk de ‘waan van de dag’ en ben je al blij dat je alles wat je wilde doen op je werkdag, ook daadwerkelijk hebt kunnen doen. Dat er niets mis gegaan is….. Alleen is dat niet voldoende. Daarmee onderscheid jij je niet van alle andere assistants. Sterker nog, daarmee is voor de organisatie nog niet duidelijk wat het secretariaat toevoegt. En als je geen waarde toevoegt…….

Je voegt waarde toe door zaken als het ontzorgen van het management, het optimaliseren van het handelen van het management, het zorgen voor verbinding, het bieden van unieke deskundigheid, kwaliteitsbewaking, het stimuleren van vernieuwing. Het zijn slechts enkele voorbeelden om jou aan het denken te zetten en handvatten te bieden om je zichtbaarheid te vergroten.

Stap 4: wat heb jij te bieden voor je klanten

Gemiddeld voert een assistant dagelijks 14 verschillende taken uit. De functie is zo multidisciplinair dat je dit misschien zelf niet eens wist. Laat staan dat je manager dit in beeld heeft! Belangrijk dus om helder te maken welke taken door jouw secretariaat worden uitgevoerd. En dan spreken we natuurlijk alleen over taken die voor jouw klanten werkelijke toegevoegde waarde hebben. Dat in kaart brengen biedt niet alleen voor je klant maar zeker ook voor jezelf overzicht.

Met dit overzicht ga je aan de slag. Bekijk de taken en werkzaamheden kritisch. Zijn deze future proof of kunnen ze binnen nu en twee jaar worden uitgevoerd door een app of een bot. Weet je bijvoorbeeld dat in Office 365 de Secretarybot zit? En dat die afspraken kan maken? Is agendabeheer dan een taak die future proof is? Met onze begeleiding heeft het secretariaat een overzicht gemaakt van werkzaamheden die voor het MT daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn én die de moeite waard zijn om in te investeren qua kennis en opleiding. Je gaat toch je kostbare tijd niet verknoeien door energie te steken in zaken waarvan je weet dat ze over een paar maanden gedigitaliseerd zijn of door een robot kunnen worden uitgevoerd?!

Stap 5: breng de randvoorwaarden in kaart

Wat heb jij nodig om je werk goed te kunnen doen? Daar gaat het over in deze stap. Kun jij pro-actief zijn als je geen overleg hebt met je manager, als je geen inzage hebt in de verzonden mails, als je geen vergaderingen mag bijwonen…? Kortom: hier beschrijf je wat voor jou essentieel is om optimaal te presteren. Dat kunnen ook zaken zijn als opleidingen die je wilt volgen of de mogelijkheid om activiteit-gerelateerd te werken. Hiermee bedoel ik dat jij zélf kunt bepalen wat de beste werkplek is voor jou bij de verschillende categorieën van activiteiten die je uitvoert. Consequentie kan dus zijn dat je niet meer altijd op diezelfde werkplek te vinden bent. Uitkomst zal zijn dat het resultaat van je werk toeneemt in kwaliteit én in efficiency. Over toegevoegde waarde gesproken!

Stap 6: werk aan je zichtbaarheid

Het is niet voldoende om je werk goed te doen. Denk niet dat je dan zichtbaar bent. Vergelijk het met schoenenwinkels. Daar zijn er een heleboel van. Toch maak jij een keuze waar jij jouw schoenen koopt. Die keuze wordt mede bepaald door de kwaliteit, natuurlijk, maar zeker ook door de uitstraling en de zichtbaarheid. En zo doe jij dat dus ook. Een ‘slogan’ in je digitale handtekening bijvoorbeeld, draagt bij aan je zichtbaarheid. Enkele voorbeelden: een secretariaat van een Waterschap laat zich zien met de slogan: ‘Een dijk van een secretaresseteam’, bij een zorgverlener gebruikt het secretariaat: ‘samen met jullie voor jullie’ of wat denk je van het secretariaat van een GGZ-instelling die staat voor: ‘dé toegang tot resultaat’. Ook mooi is het secretariaat van een opleidingsinstituut dat ‘wijzer op weg naar jouw doelen’ gebruikt.

Secretariaat onder druk maak jezelf zichtbaar winkel

Dan resteert stap 7: presenteer het secretariaat

Je hebt nu perfect in beeld waar je voor staat, wat je te bieden hebt, wat je je doet en wat je toegevoegde waarde is. Nu ben je toe aan de volgende stap: zet je secretariaat in de spotlights!

Nodig jezelf uit in de MT-vergadering en presenteer jouw secretariaat, maak posters en hang deze op, maak een intranetpagina, kortom: zorg dat je zichtbaar bent. Natuurlijk is het ook belangrijk om na te denken hoe je je presenteert. Niet alleen de tone of voice, aangepast aan je doelgroep, maar ook de manier waarop je je presenteert. Een metafoor kan daarbij helpen. Tijdens trainingen en coaching gebruik ik ‘de winkel’ als middel. Jouw secretariaat is immers jouw winkel en niemand die dat beter kan verkopen dan jij!

Een écht andere manier om zichtbaar te zijn is om het gesprek met het management aan te gaan aan de hand van een kaartspel. Op de kaarten die je maakt staan dan alle onderdelen genoemd die jullie beschrijven of waar jullie voor staan, zoals transparant, taalvaardig, proactief, partnership en alle reeds eerder genoemde waarden. Per onderdeel kun je een vraag op de kaart zetten, een dilemma behandelen of een open vraag stellen. Dát is pas een boeiend gesprek en reken maar dat dit bijdraagt aan jouw zichtbaarheid. Ik wens je veel plezier bij jouw ‘goede gesprek’ en als je inspiratie nodig hebt weet je me te vinden: marianne@avk.nl