Waarom de chatfunctie beperken bij tijdelijke deelname (inbellen) aan een Teams vergadering?

Chatfunctie beperken bij tijdelijk inbellen in een vergadering

Het komt vaker voor dat je tijdens een Microsoft Teams vergadering iemand (extern of intern) wil laten inbellen om mee te praten over een bepaald onderwerp wat tijdens de vergadering wordt behandeld. Deze expertise is dan alleen nodig voor dat specifieke onderwerp, maar voor de overige agendapunten hoeft deze persoon niet aanwezig te zijn. Belangrijk is dan om vooraf goed af te wegen hoe je omgaat met de chatfunctie tijdens deze vergadering. Waarom zou je de chatfunctie zelfs beter uit kunnen schakelen in sommige Teams vergaderingen? Nou, omdat ook deze tijdelijke deelnemer de chat vóór, tijdens en na de vergadering kan lezen en beantwoorden. En dat is niet altijd wenselijk, zeker niet als het om externen gaat.

Vlog: Chatfunctie bij tijdelijke deelname (inbellen) aan een Teams vergadering

In mijn vlog laat ik je zien wat de mogelijkheden zijn om te voorkomen dat een tijdelijke deelnemer de volledige chatgeschiedenis kan lezen van een vergadering waarin hij of zij wordt ingebeld.

Samenvatting chatfuncties beperken bij een Teams vergadering

Hieronder nog een korte samenvatting van de beperkende chatfuncties die ik in mijn vlog laat zien.

In de opties van een vergadering kun je aangeven dat er helemaal niet gechat mag worden tijdens de vergadering:

Chatfunctie beperken bij tijdelijke deelname aan Teams vergadering

Je kunt iemand na zijn of haar deelname uit de vergaderchat verwijderen. Hij/zij kan dan nog wel de historie tot dat moment lezen:

Chatfunctie beperken - deelnemer verwijderen uit chat van een Teams vergadering

De laatste optie verdient de aanbeveling. Maak een kanaal vergadering. Externen en niet-leden van het kanaal kunnen dan niet chatten. De leden kunnen wel gebruik maken van de chat (posts) en ook de andere leden van het team die niet deelnemen aan de vergadering, kunnen de posts in het kanaal lezen en beantwoorden.

Chatfunctie beperken - maak een kanaal vergadering

Veel succes met toepassen!

Ed Hartskeerl
Microsoft 365 expert bij AVK