Copilot aanzetten in je organisatie? Dit moet je eerst doen!

Is jouw organisatie wel klaar voor Microsoft 365 Copilot? Copilot 365 is namelijk meer dan een vinkje dat je aanzet! Copilot is een AI-assistent die diep in jouw Microsoft 365-omgeving kijkt: in je e-mails, documenten, Teams-gesprekken en SharePoint-bestanden. Dat is precies waarom goede voorbereiding zo cruciaal is. Het resultaat van wat Copilot doet en kan, is namelijk direct afhankelijk van je data-huishouding.

Waarom een Readiness Check?

Stel je voor: je opent Microsoft Copilot in Teams en vraagt ‘Wat zijn onze salarisniveaus?’ en Copilot haalt het antwoord gewoon op uit een HR-document dat eigenlijk niet voor jou bedoeld was. Dit is geen sciencefiction, het is wat er kan gebeuren als rechten en toegang niet goed zijn ingericht. Copilot is zelf niet het probleem, maar het versterkt wel de onderliggende kwetsbaarheden in je omgeving. Het goede nieuws: de meeste risico’s zijn goed te beheersen mits je de juiste stappen neemt.

De vijf checks vóór je Copilot aanzet

Doorloop de volgende 5 stappen voordat je Copilot dus aanzet voor de hele organisatie!

Check 1: Wie heeft toegang tot wat?

Copilot ziet alles wat jij kunt zien. Dus als jij toegang hebt tot bestanden die eigenlijk vertrouwelijk zijn, dan ‘ziet’ Copilot die ook. Het eerste wat je moet doen, is controleren of de toegangsrechten in SharePoint en Teams kloppen.

Veelvoorkomende problemen:

• Documenten gedeeld met iedereen
• Verbroken rechtenstructuren in SharePoint
• Teams die open staan maar eigenlijk gesloten hadden moeten zijn

Gebruik SharePoint Advanced Management om snel inzicht te krijgen in welke sites potentieel risico vol zijn. Dat is de snelste manier om ‘oversharing’ te ontdekken. Betrek de business-/data-eigenaren hierbij om de gevonden aandachtspunten te bespreken.

Check 2: Is je data opgeruimd? (ROT-analyse)

ROT staat voor Redundant, Obsolete en Trivial.  Verouderde, dubbele en irrelevante informatie is lastig voor je Copilot kwaliteit. Copilot kan geen onderscheid maken tussen een actueel document en een verouderde versie. Sla je documenten maar op één plek op, verwijder of archiveer oude versies, en zorg dat vergaderstukken netjes in het juiste Teams-kanaal staan. De gouden regel van AVK: één document, één locatie, altijd de laatste versie. Ofwel “Eenmalig opslaan, meervoudig gebruik” is niet alleen handig voor medewerkers. Het is ook randvoorwaardelijk voor betrouwbare Copilot antwoorden.

Check 3: Zijn gevoelige documenten gelabeld?

Met vertrouwelijkheidslabels (sensitivity labels) geef je documenten een digitaal stickertje: ‘Vertrouwelijk’, ‘Intern’ of ‘Openbaar’. Copilot respecteert die labels en houdt er rekening mee bij het genereren van antwoorden.

Waarom dit belangrijk is:

• Salarisinformatie mag niet in een Copilot-samenvatting voor het hele bedrijf belanden
• Persoonsgegevens vallen onder de AVG en moeten extra beschermd zijn
• Strategische plannen zijn niet voor elke medewerker bedoeld maar kunnen op de verkeerde plek staan

Vertrouwelijkheidslabels zijn een eenvoudige manier om grip te krijgen op je informatie en worden toegepast door de medewerkers of automatisch wanneer dit zo is ingesteld. Dit versterkt je dataveiligheid enorm.

Check 4: Heb je beleid en governance vastgelegd?

AI brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Wetgeving zoals de AI Act, de AVG en NIS2 stellen eisen aan hoe je met AI-tools omgaat. Maar los van wetgeving: medewerkers moeten weten wat wel en niet mag.

Minimale governance voor Copilot bestaat uit:

• Een helder AI-beleid (wat mag je Copilot vragen, wat doe je met de uitkomst?)
• Afspraken over welke informatie je deelt via Copilot
• Dataeigenaren per team of afdeling die toezicht houden
• Een communicatieplan richting medewerkers

Ook bij AI geldt “Je bent zelf verantwoordelijk voor het eindproduct.” Copilot helpt, maar de medewerker blijft eindverantwoordelijk voor wat hij/zij voor de output.

Check 5: Zijn medewerkers klaar?

Copilot implementeren is geen technische stap maar een verandertraject. Medewerkers die niet begrijpen hoe Copilot werkt, zullen het óf niet gebruiken, óf het verkeerd inzetten.

Succesvolle adoptie vraagt om (zie ook het AVK-adoptiemodel):

• Inspiratiesessies: wat kan Copilot voor mij betekenen? (willen)
• Praktische AI training: bijvoorbeeld hoe schrijf ik een goede prompt? (kunnen)
• Begeleiding en key users: collega’s die anderen op gang helpen (doen)
• Terugkoppeling: meten of het gebruik goed gaat via de Adoption Score
• Bijblijven met de nieuwste mogelijkheden van Copilot

Jouw Copilot Readiness Checklist

Gebruik onderstaande tabel als startpunt voor jouw organisatie. Vink af wat al geregeld is.

Conclusie: begin bij je data

Hoewel het doel van veel organisaties hetzelfde is is er is geen standaard receptje voor Copilot-implementatie. Elke organisatie heeft een ander vertrekpunt. Maar één ding geldt altijd: “Wil je Copilot goed inzetten, begin dan bij je data.”

De stappen uit dit blog (rechten op orde, data opruimen, labelen, beleid vastleggen, medewerkers meenemen), zijn geen eenmalige activiteiten. Het is een doorlopend proces. Copilot groeit mee met je organisatie, en dataveiligheid moet meegroeien met Copilot. Met een Copilot licentie krijg je ook verschillende tools die hierbij helpen. Door deze tools goed te gebruiken heb je je omgeving snel op orde!

Meer weten over een succesvolle Copilot implementatie en adoptie? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Jeroen Bijdevier
AVK Security Consultant

Neem contact op