SharePoint tip: Samenwerken in de documenten bibliotheek

Gepubliceerd op: 18 juni 2013Geschreven door:
SharePoint tip

Samenwerken in gedeelde documenten per afdeling of op projectbasis, op iedere gewenste locatie.

De Bibliotheek

Op een site kunnen meerder bibliotheken worden gemaakt, en in een bibliotheek kunnen diversen mappen worden gemaakt en diversen soorten documenten worden opgeslagen zoals Word.doc of Excel.xls enz.

sp-bib-1

In een gedeelde documentenbibliotheek is het zelfs mogelijk om tegelijk in hetzelfde document te werken. Je kunt zien wie er aan het document werkt en waar je collega bezig is. In onderstaand voorbeeld zie je waar ‘Demo gebruiker’ tekst aan het typen is. De beveiliging gaat op alinea niveau.

sp-bib-2

Versie beheer

Microsoft is na Office 2003 gestopt met de mogelijkheden om bijvoorbeeld een Word document met een versie op te slaan. Vanaf Office 2007 en later kan dit in combinatie met SharePoint wel.

Hieronder zie je een aantal mogelijkheden:

sp-bib-3

Welke versie
1 is de primaire versie. 2 is de secondaire versie. Soms kiest een afdeling er voor dat documenten eerst moeten worden goedgekeurd voor het document de volgende primaire versie mag krijgen (in dit voorbeeld dus versie 2).

Wie
Wie is er met het document aan het werk? Als Skype voor Bedrijven wordt gebruikt, zie je ook of die persoon aanwezig of bezet is (zie het groene lampje voor Ed).

Uitgecheckt
Aan het groene pijltje kan je direct zien dat er iemand aan het document werkt. Het is “uitgecheckt” naar die persoon. Hij/Zij is de enige die nu met het document kan werken, jij kan het document wel openen en lezen.

De ‘oude’ versies

Ook de oude versies kunnen uiteraard worden geopend en worden vergeleken met de nieuwe versie.
sp-bib-4

Goedgekeurd of afgekeurd

Sommige organisaties of afdelingen willen dat documenten eerst worden gekeurd voordat andere medewerkers de nieuwe versie van het document kunnen zien of gebruiken. Denk aan een artikel voor een magazine of een wetsartikel dat door een redacteur eerst moet worden goedgekeurd.

Dit kan ook in een documentenbibliotheek worden ingesteld en zelfs worden geautomatiseerd zodat de redacteur bijvoorbeeld een mail of zelfs een sms ontvangt als er voor hem/haar een document klaar staat ter controle. Nadat het document (alleen door de redacteur) is goedgekeurd kan er door anderen weer mee worden gewerkt. Anders blijft de “oude” versie beschikbaar uiteraard.

sp-bib-5

Gerelateerde trainingen