Hoe gebruik je Teams-transcripties zodat niet iedereen bij elke vergadering hoeft te zijn?

Teams-transcripties maken het mogelijk om vergaderingen automatisch om te zetten in tekst, zodat collega’s die de vergadering hebben gemist toch toegang hebben tot alle belangrijke informatie. Deze functie voor automatische transcriptie in Microsoft Teams zorgt ervoor dat niemand essentiële beslissingen of afspraken mist, zelfs als ze niet fysiek aanwezig konden zijn. Met Teams-transcripties kun je vergaderingen doorzoekbaar maken, belangrijke momenten terugvinden en ze delen met teamleden die er niet bij waren.

Wat zijn Teams-transcripties en hoe werken ze precies?

Teams-transcripties zijn automatische tekstversies van gesproken inhoud tijdens Microsoft Teams-vergaderingen. De functie gebruikt geavanceerde spraak-naar-teksttechnologie die realtime audio omzet in geschreven tekst, compleet met tijdstempels en spreker identificatie.
De transcriptiefunctie werkt met AI-technologie die is geïntegreerd in Microsoft 365. Tijdens een vergadering analyseert het systeem de audiostream en herkent het verschillende stemmen, waarna het de gesproken woorden omzet in tekst. Nederlands wordt, naast veel andere talen, ondersteund.

Ondersteunde functies en mogelijkheden

Teams-transcripties bieden meer dan alleen tekst. Ze bevatten tijdstempels waarmee je direct naar specifieke momenten in de opname kunt springen, spreker identificatie die laat zien wie wat heeft gezegd. Zo kun je snel terug naar het juiste moment in de vergadering. Voor organisaties met Microsoft Copilot worden transcripties nog waardevoller door automatische samenvattingen en het extraheren van actiepunten.

Hoe schakel je transcripties in tijdens een Teams-vergadering?

Het activeren van transcripties in Teams vereist specifieke machtigingen en kan zowel door de vergaderorganisator en medeorganisator worden geactiveerd. Afhankelijk van de organisatie-instellingen kan het zijn dat andere deelnemers, zoals bijvoorbeeld een presentator, ook de transcriptie aan kan zetten. Je vindt de transcribeer functie in het vergadermenu boven in het beeldscherm onder de drie puntjes (…), links van de camera. Kies dan voor Opnemen en transcriberen om de transcriptie te starten.

Voor alle deelnemers wordt bovenaan getoond dat de transcriptie is gestart én iedereen automatisch toestemming geeft. Standaard wordt de naam van de spreker ook opgenomen in de transcriptie. Dit kan echter ook uitgezet worden in jouw persoonlijke privacy instellingen in Teams.

Gesproken taal wijzigen bij de live transcriptie in MS Teams

Als de transcriptie wordt gestart, vraagt Teams, via een pop-up menu, welke taal tijdens de vergadering gesproken wordt, zodat de uiteindelijke transcriptie klopt met de gesproken taal. Kies de juiste taal en klik op de knop “bevestigen”.

Microsoft Teams begint hierna direct met het vastleggen van gesproken tekst. Je ziet een melding dat transcriptie actief is, en alle deelnemers worden hiervan op de hoogte gesteld en verlenen hiermee automatisch hun toestemming.

Benodigde permissies en instellingen

Je organisatie moet transcripties hebben ingeschakeld in het Teams-beheercentrum. Daarnaast heb je een Microsoft 365-licentie nodig die Teams-opnames ondersteunt, zoals een Microsoft 365/Teams-licentie waarin vergaderopnamen en transcripties beschikbaar zijn; Teams Premium/Copilot voor extra opties. Voor geavanceerde functies, zoals AI-samenvattingen, is een Copilot-licentie vereist. Controleer bij twijfel je licentie-instellingen of neem contact op met je IT-beheerder.

Wat kun je allemaal doen met een Teams-transcriptie na de vergadering?

Na afloop van de vergadering wordt de transcriptie automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de vergaderuitnodiging. Je kunt de tekst doorzoeken op specifieke onderwerpen, delen met collega’s die de vergadering hebben gemist, exporteren naar verschillende formaten en bewerken voor meer nauwkeurigheid.

Zoeken in transcripties is bijzonder handig bij lange vergaderingen. Je kunt zoeken op trefwoorden, namen of specifieke onderwerpen en direct naar het juiste moment in de opname springen. Dit bespaart enorm veel tijd bij het terugvinden van belangrijke informatie uit eerdere vergaderingen.

Voor het delen van transcripties heb je verschillende opties. Je kunt de volledige transcriptie delen via de Teams-app, specifieke passages kopiëren naar e-mails of documenten, of de transcriptie exporteren als Word-document voor verdere bewerking. De tekst behoudt tijdstempels en spreker identificatie, waardoor de context behouden blijft.

Integratie met Microsoft 365-tools

Transcripties integreren naadloos met andere Microsoft 365-applicaties. Je kunt ze direct openen in Word voor bewerking, passages kopiëren naar OneNote voor projectdocumentatie, of gebruiken als basis voor samenvattingen in Outlook.

Met Copilot kun je transcripties laten analyseren op belangrijke besluiten, automatisch actiepunten laten extraheren of samenvattingen laten genereren voor teamleden die de vergadering hebben gemist. Dit kan helpen om sneller terug te lezen wat is besproken.

Hoe zorg je ervoor dat Teams-transcripties accuraat en bruikbaar zijn?

De kwaliteit van transcripties hangt sterk af van technische factoren en vergadergedrag. Goede microfoonkwaliteit, duidelijke uitspraak en gestructureerde gesprekken verbeteren de nauwkeurigheid aanzienlijk. Ook het minimaliseren van achtergrondgeluid en het vermijden van overlappende gesprekken helpt.

Voor optimale transcriptiekwaliteit gebruik je bij voorkeur een headset of externe microfoon in plaats van de ingebouwde laptopmicrofoon. Zorg voor een rustige omgeving zonder achtergrondgeluid van airconditioning, verkeer of collega’s. Spreek duidelijk en niet te snel, vooral bij belangrijke punten die je later wilt terugvinden.

Bekijk ook eens deze video van mijn collega’s Ed en Andres over hoe transcriberen eruit ziet en hoe je een collega mede-organisator maakt.

Hoe maak je een notulen met AI

Nu heb je een transcript gemaakt in Teams, maar voor mensen die dit willen teruglezen is dat vaak nog lastig te volgen. Wil je er een duidelijk en goed leesbaar verhaal van maken? Dan kun je het transcript laten samenvatten met AI tools zoals Copilot. Bekijk hiervoor eens onze Promptbibliotheek voor de juiste prompt, of lees dit blog vanaf alinea 5 voor extra uitleg: Notuleren met ‘Dicteren en Transcriberen’ in Word en samenvatten met Copilot

Hulp nodig bij Teams?

Microsoft Teams biedt veel mogelijkheden om slimmer samen te werken en efficiënter te vergaderen. Toch merken veel gebruikers dat zij in de praktijk maar een deel van die mogelijkheden benutten. Daardoor kosten overleggen, afstemming en verslaglegging vaak meer tijd dan nodig is.

Daar kunnen wij bij helpen. In een maatwerk Teams training laten we zien hoe je Teams slimmer inzet in je dagelijkse werk. Denk aan beter samenwerken, effectiever vergaderen en het gebruiken van praktische functies die zorgen voor meer overzicht en tijdswinst.

Wil je nog een stap verder gaan, dan zijn er ook mogelijkheden om vergaderen en notuleren slimmer aan te pakken met moderne hulpmiddelen en AI. Zo wordt het makkelijker om informatie terug te vinden, afspraken vast te leggen en efficiënter samen te werken.
Neem contact op