Word tip: Automatiseer invoer van gegevens met velden

Automatiseer de invoer van gegevens door gebruik te maken van ‘velden’ in Microsoft Word. Deze invoervelden kun je gebruiken om Word documenten automatisch aan te vullen met gegevens zoals bijvoorbeeld de datum of standaard teksten. Deze invoervelden sla je op in een sjabloon. Daarmee bereik je dat een gebruiker in een nieuw document vooraf opgegeven inhoud en opmaak kant en klaar aangeboden krijgt. Dat scheelt alweer een hoop tijd en moeite en je bewaakt meteen de huisstijl.

Gebruik invoervelden om documenten automatisch aan te vullen met gegevens.

Als je een standaarddocument gebruikt wat voorzien is van invoervelden, hoef je alleen nog maar de laatste restjes ontbrekende informatie in te voeren. Denk daarbij aan de naam van de persoon aan wie de brief gericht is, of de naam van het bedrijf waarop je brief van toepassing is. Moet de naam van een bedrijf op meerdere posities in de tekst worden ingevoerd? Met gebruik van velden kun je ervoor zorgen dat je deze maar één keer hoeft in te voeren. Door de juiste velden te gebruiken worden de gegevens op de juiste positie in het document geplaatst. Indien gewenst bij herhaling, op meerdere en verschillende posities.

Ben je al bekend met de velden Date en Page?

Een veld is eigenlijk een stukje code dat ervoor zorgt dat je document bepaalde informatie laat zien.
Alhoewel het gebruik van velden je misschien onbekend klinkt, heb je er wellicht toch al mee gewerkt. Bekende voorbeelden van velden in Word documenten zijn het Date-veld (Datum en tijd) en het Page-veld (Paginanummer).

  • Automatisch datum invoeren met velden Met de knop Datum en tijd (menutab Invoegen) kun je een veld plaatsen waarmee je de huidige datum in het document krijgt. Je kiest daarbij de notatie instellingen en geeft aan of de datum automatisch moet worden bijgewerkt.
  • blog knop pagina Met de knop Paginanummer plaats je een veld waarmee je in het document het nummer van de pagina laat zien. Over het algemeen wordt dit veld toegepast in de voettekst van een document.

Andere velden in een document gebruiken: Fill-in, Ask en Ref

In dit blog wil ik me beperken tot het gebruik van een drietal andere velden, te weten:

  • Fill-in
  • Ask
  • Ref

De hiernavolgende beschrijving met bijgaande afbeeldingen gaat uit van de Word desktop-app zoals geïnstalleerd met Microsoft (Office) 365. Maar je kunt deze velden evengoed gebruiken in andere versies, zoals bijvoorbeeld Word 2016 of later.

Snelonderdelen - Veld invoegenEen veld invoegen in een document:

  • Plaats de invoegpositie op de plek in het document waar het veld moet komen
  • Ga in het lintmenu naar het tabblad Invoegen.
  • Klik in de groep ‘Tekst’ op de knop Snelonderdelen.
  • Klik op Veld
  • Kies een van de velden
    • Stel de gewenste Veldeigenschappen in
    • Stel de gewenste Veldopties in
  • Klik op OK

Het veld Fill-in

Plaats een Fill-in veld, als je wilt dat een document vraagt om tekst in te vullen en die tekst dan op de gewenste plek in het document zet. Het vragen om tekst-invoer gebeurt niet automatisch. Je wordt om tekst-invoer gevraagd wanneer je het veld ‘bijwerkt’, bijvoorbeeld wanneer je op functietoets F9 drukt (‘alle velden bijwerken’ doe ik zelf door alles te selecteren – toetscombinatie Ctrl+A – dan gevolgd door F9).

Tip: Plaats het Fill-in veld bij voorkeur in een sjabloon. Wanneer je een nieuw document maakt op basis van een sjabloon dat Fill-in-velden bevat, wordt de gebruiker automatisch om een antwoord gevraagd bij ieder Fill-in-veld.

Een Fill-in veld maken:

  • • Ter illustratie start ik met een voorbeeld tekstregel dat ik wil kunnen aanvullen met een plaatsnaam. Plaats de invoegpositie op de plek in het document waar het veld moet komen:
    blog veld1
  • Kies Invoegen | Snelonderdelen | Veld…
  • Selecteer het veld Fill in
    Automatische invoer met het fill-in veld
  • Voer als Veldeigenschappen onder Aanwijzing de volgende leestekst in: “Typ de vestigingsplaats”
  • Stel evt. de gewenste Veldopties in (bijv. als standaardantwoord de plaatsnaam van de hoofdvestiging, Leiden).
  • Klik op OK en het invulvenster verschijnt, al dan niet met een standaardantwoord.
  • Als het standaardantwoord voldoet dan klik je op OK en anders vervang je deze (door bv. Delft) en klik op OK. De tekst wordt meteen ingevoegd.
    blog veld3

Als je naderhand een veld anders ingevuld wilt hebben, kun je gewoon rechtstreeks in het veld typen en de oude tekst verwijderen. Of, als je het netjes wilt doen, ga je het veld ‘bijwerken’. Gebruik daarvoor de functietoets F9 , of selecteer ‘Veld bijwerken‘ in het contextmenu dat je krijgt als je met de rechtermuisknop op het veld klikt. Je krijgt dan het invulvenster weer te zien.

Veld bijwerken of bewerken

Syntaxis van veldcodes

Als je in de afbeelding hierboven kiest voor ‘Andere veldweergave‘ (of gebruik toetscombinatie Alt+F9), wordt de veldcode weergegeven. De syntaxis ziet er dan als volgt uit:blog veld4

Veldcodes worden weergegeven tussen accolades { }. Velden zijn eigenlijk formules die een bepaald resultaat genereren. Je kunt schakelen tussen de weergave van veldcodes en veldresultaten in een document door op Alt+F9 te drukken. Er zijn eigenschappen en opties in te stellen (kies in het contextmenu de optie ‘Veld bewerken…’ ) om aan te geven hoe je het veld wilt gebruiken.

Tekst automatisch op meerdere plekken invullen met de velden Ask en Ref

Als je de tekst op meerdere plekken in het document ingevoegd wil hebben, gebruik dan een Ask veld in plaats van een Fill-in veld, en gebruik de waarde daarvan in meerdere Ref-velden. Cruciaal bij elk Ask veld is het toewijzen van een bladwijzernaam, om er vervolgens met een Ref-veld naar te kunnen refereren.

Als voorbeeld ga ik een brief maken (‘Projectmeeting’) die op verschillende plaatsen steeds een projectcode en een projectnaam ingevuld moet krijgen.
Voorbeeldbrief met velden

Boven de leestekst (waar precies is niet zo belangrijk) maak ik een Ask-veld, dat me gaat vragen om de projectcode. Die projectcode kan ik daaronder op verschillende plaatsen laten verschijnen door op die plekken een Ref-veld te maken.  Dezelfde procedure kun je ook voor de projectnaam (ProjectX) gebruiken.

Een Ask veld maken

Een Ask veld maken:

  • Selecteer de plek in het document waar het veld moet komen
  • Kies Invoegen | Snelonderdelen | Veld…
  • Selecteer het veld Ask
    • Voer onder Veldeigenschappen de volgende Aanwijzing in: “Typ de projectcode”
      Een ASK veld instellen
    • Voer onder Bladwijzernaam een naam in (één woord, bijv. ‘Projectcode’).
    • Stel evt. de gewenste Veldopties in (bijv. als standaardantwoord de tekst waar elke code mee begint, in dit voorbeeld: ‘RR-VB-‘ ).
  • Klik op OK
  • Het invulvenster verschijnt, al dan niet voorzien van een standaard antwoord. Typ nu de code die je wilt (bijv. PR-VB-2023) en klik op OK.

NB: Er is nu nog geen resultaat te zien! Dat gebeurt pas nadat je er ook nog Ref-velden bij hebt gemaakt.

Wanneer je de Ask-veldcode weergeeft (schakel met Alt+F9), ziet de syntaxis er als volgt uit:
blog veld8
Schakel weer terug naar de ‘gewone’ weergave met opnieuw Alt+F9.

Een Ref veld maken:

Je hebt nu de tekst bekendgemaakt aan het Ask veld (aan diens bladwijzer), maar de tekst zelf is nog niet in het document te zien. Dat gebeurt pas als je op verschillende plaatsen een Ref-veld maakt, dat refereert aan de bladwijzer.

  • Selecteer de plek in het document waar het veld moet komen
  • Kies Invoegen | Snelonderdelen | Veld…
  • Selecteer het veld Ref
  • Selecteer bij de Veldeigenschappen de Bladwijzernaam ‘Projectcode’ (de naam die je eerder aan de bladwijzer van het Ask-veld hebt toegewezen):
    Het REF veld instellen
  • Klik op OK
  • Nu zal het Ref-veld de projectcode laten zien.

Het Ref-veld laat nu de waarde zien die aan (de bladwijzer van) het Ask-veld is gegeven. Je kunt zo’n Ref-veld meerdere keren in het document plaatsen. Dezelfde procedure pas je toe als je ook de projectnaam meerdere keren in je document wilt laten verschijnen. Wanneer je de veldcodes weergeeft (selecteer de gehele tekst en schakel met Shift+F9), ziet de syntaxis er als volgt uit:

Syntaxis REF en ASK velden

Fill-in, Ask- en Ref- velden automatisch aanvullen

Je hebt nu velden aangemaakt maar zoals al eerder gezegd: Het vragen om tekstinvoer gebeurt niet automatisch. Er wordt in velden pas om tekstinvoer gevraagd wanneer je die velden ‘bijwerkt’. Om meteen alle velden in je document bij te kunnen werken gebruik je de toetscombinatie Ctrl+A , gevolgd door F9. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor velden die je hebt opgenomen in de kop- of voettekst. Je zal (als je geen macro kunt programmeren) de velden zelf moeten bijwerken.

Met deze toelichting heb je nu een methode in handen om het invoeren van gegevens in je documenten te automatiseren. Zo kun je voortaan nog sneller en efficiënter documenten opstellen. Er valt met velden echter nog veel meer winst te behalen in Microsoft Word. Omdat wij gespecialiseerd zijn in maatwerk trainingen kunnen we voor jou een dagdeel Word training samenstellen waarin we dieper ingaan op het automatiseren van documenten en bijvoorbeeld het programmeren van sjablonen.

Maar we kunnen ook het werk volledig uit handen nemen en de huisstijl geheel voor je automatiseren. Neem voor meer informatie contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Dick van der Boor
AVK Trainer en Ontwikkelaar