Aandacht voor het volgende normaal: de nieuwe realiteit is hybride werken!

Hebben we de afgelopen maanden samen de grootste revolutie van werk in deze eeuw gerealiseerd? Misschien mogen we het zo wel noemen? Iedereen die voor COVID op kantoor werkte, werkt nu digitaal en vanuit huis. Wat een omschakeling. En dat hebben we toch maar mooi met z’n allen voor elkaar gekregen!
Ook in de komende maanden zal dat digitaal werken vanuit huis nog de norm zijn. En toch denken we allemaal regelmatig al wat langer vooruit. Hoe gaan we werken als we straks weer naar kantoor mogen? Stappen we dan weer 1,5 jaar terug in de tijd? Gaan we dan weer plaats- en tijdgebonden werken? Dat hoop ik toch niet! Wat mij betreft houden we het goede van pré-covid vast én combineren we dat met de opgedane digitale kennis en de nieuwe manieren van werken van nu.

De nieuwe realiteit is… hybride werken! Niet meer plaatsgebonden, maar aangepast aan de activiteit die je gaat doen, alleen of samen, synchroon of a-synchroon. Dat moet je goed voorbereiden. In een vijftal stappen neem ik je hierin graag mee:

Wát ga je doen?

In de nieuwe realiteit gaat we uit van hybride werken. Dit betekent dat je bij iedere taak die je uitvoert, kiest voor de best passende locatie om die taak te kunnen doen. Het type werk, wát je gaat doen, is dus leidend. Je kunt het ook Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) noemen.

Samenwerkintensiteit

Wát je gaat doen kun je weer verdelen in activiteiten die je alleen (solitair) óf samen uitvoert. Solitaire activiteiten zijn activiteiten die niet in aanwezigheid van anderen plaatsvinden. Denk aan het opzoeken van informatie, het lezen van documenten of nadenken en overzicht creëren.

Voor andere taken is het nodig of wenselijk om samen te werken. Bij samenwerken heb je twee opties: samen werken aan dezelfde documenten bijvoorbeeld. Dat kan prima a-synchroon, dus niet op hetzelfde moment. Is het nodig om wél echt tegelijkertijd aan eenzelfde taak te werken, dan noemen we dat synchroon werken. Denk hierbij aan samen zaken afstemmen of coördineren, gedragen besluiten nemen, reflecteren of feedback geven en ontvangen of instructie/training krijgen of geven.  Hiervoor is het nodig om synchroon, op hetzelfde moment met elkaar te zijn.

Doel van de samen-activiteit

Afhankelijk van het doel van de activiteit die je samen uitvoert, bepaal je de meest geschikte locatie. Voor samenkomen en samenwerken kan jullie kantoorgebouw een optie zijn. Je kunt ook denken aan een ‘hub’/vergadercentrum ergens centraal in het land, of een inspirerende ruimte of locatie bij een collega-organisatie. Laat je bij de keuze van de best passende locatie vooral leiden door het doel van de samenwerk-activiteit. Heb je creatieve nieuwe ideeën nodig, dan is daarvoor een saaie vergaderzaal niet echt uitnodigend. En maak je gebruik van je eigen kantoorgebouw, inventariseer ook dan welke samenwerkplekken er zijn en bedenk voor iedere plek welke activiteiten daar het best bij passen. Stimuleer de mobiliteit van jezelf en van je collega’s, dat bevordert creativiteit en innovatie.

Efficiëntie van communicatie

We hebben inmiddels gemerkt dat met online communicatiemiddelen prima (vergader)sessies te houden zijn. Met allerlei online survey systemen (denk aan Mentimeter of Forms in MS 365) kun je peilen wat de mening is van de deelnemers. Met digitale werkborden, zoals Miro, Padlet of Whiteboard kun je online discussiëren en brainstormen met digitale post-its. Bovendien kun je online meetings opnemen waardoor je personen die er niet bij konden zijn, het besprokene terug kunnen kijken. Zelfs het transcriberen van meetings in het Nederlands is vanaf deze zomer mogelijk met MS Teams. Belangrijk dus om voorafgaand aan een meeting te bepalen:

• wie geïnformeerd moet worden
• op welke manier dat het best kan gebeuren (opgenomen meeting, visuele weergave van de meeting in de vorm van een mindmap of tekening of toch via notulen of actie- en besluitenlijsten).
• Welk devices of tools je dan nodig hebt.

Persoonlijke voorkeuren

De laatste van de vijf stappen gaat over de wensen van jou en je collega’s of teamleden. Een fijne samenwerking staat of valt natuurlijk ook bij het respecteren van elkaars voorkeuren. Je kunt je immers voorstellen dat je collega’s hebt die het thuiswerken helemaal beu zijn en echt behoefte hebben aan fysiek ontmoeten. Als dat straks weer kan, hoe mooi is het dan om rekening met elkaar te houden en tegemoet te komen aan deze persoonlijke wensen. Dat geldt natuurlijk over en weer. Dus niet alle meetings met die collega hoeven fysiek. Zorg voor afwisseling: iedereen blij.

Goed nadenken over deze 5 stappen betekent dat je het hybride werken echt passend in kunt gaan richten. Zo leg je een solide basis. Nú is het moment om daarop actie te ondernemen. Zodat werken in het volgende normaal een oplossing op maat biedt voor jou en je collega’s. Ben jij de motor van deze nieuwe innovatie? Wil je hierover meer weten? Of zie je een incompany-inspiratiesessie hierover als perfect passend eerste startsignaal? Ik help je graag vernieuwen en verbeteren!

Marianne Smits
AVK Innovatiecoach

Marianne is expert op het gebied van future fit werken. Zij adviseert, coacht en begeleidt organisaties naar een toekomstgerichte impactvolle manier van werken.