De overstap naar MS Teams faalt door gebrek aan leiderschap

De overstap van e‑mail naar werken in Microsoft Teams klinkt logisch: minder mail, makkelijke samenwerking, meer overzicht. Maar in de praktijk gebeurt vaak het tegenovergestelde:

• Medewerkers blijven mailen
• Documenten zweven rond in bijlagen
• Berichten worden niet gelezen
• Niemand durft te zeggen waarom het echt misgaat

Dus laten wij dat wél doen. Want deze verandering faalt niet door IT –> Het faalt door leiderschap.
Niet door gebrek aan goede bedoelingen. Maar door gebrek aan duidelijkheid, lef en consequent gedrag. De rol van de leidinggevende is dus cruciaal!

Ontdek hoe jij leiding neemt in de overgang naar werken met Microsoft Teams!

De overstap naar werken met Microsoft Teams is meer dan alleen Teams installeren en mensen toevoegen aan teams en kanalen. Om Teams echt te laten werken zal er op een andere manier gewerkt moeten worden. En gedragsverandering is niet makkelijk om door te voeren want mensen blijven graag werken zoals ze gewend waren en vallen snel terug in ‘oud’ gedrag.

De MS Teams consultants van AVK zijn Prosci ADKAR gecertificeerd. Bij de overstap naar werken met Teams zetten wij het beproefde ADKAR-model in. De consultants van AVK gebruiken ADKAR als leidraad én voor concrete hulp in jouw leiderschapsrol bij verandermanagement. ADKAR staat voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

Gebruik het ADKAR-model om gedragsverandering door te voeren

Ik leg je het ADKAR-model graag uit aan de hand van onderstaande voorbeelden die wij veel in de praktijk horen.

Mensen móeten weten waarom verandering nodig is (A van Awareness)

Als medewerkers blijven vragen: “Waarom zou ik Teams gebruiken als ik niet kan mailen vanuit Teams?”, of “Ik kan geen mapjes maken, dus dit werkt niet voor mij.” …dan ligt het probleem niet bij hen, maar bij jou als leidinggevende.

Het betekent dat jij niet écht helder hebt gemaakt:

• Welke risico’s jullie nu lopen door oude gewoontes
• Welke keuzes de organisatie maakt en waarom
• Wat er misgaat als jullie dit níet veranderen

Zonder dit verhaal blijft Teams altijd een “optioneel dingetje”. Jouw medewerkers willen vaak wel veranderen, maar alleen als ze snappen waarom het móét. En dat is jouw taak. Dus jij geeft richting of het gebeurt niet.

Mensen voelen geen voordeel dus ze willen niet (D van Desire)

Als leidinggevende ondervind je weerstand bij medewerkers bij verandering. Dat is altijd zo, dat is van tevoren bekend. Meestal zeggen medewerkers vooral dit:

• Geen tijd
• Geen invloed
• Geen duidelijkheid
• Geen ruimte voor oefenen
• Geen begrip van wat het hén persoonlijk oplevert

In een van onze interne adoptiesessies staat het zwart-op-wit: “Als medewerkers zelf het nut niet inzien, verandert er niets.”

Als leidinggevende kun je honderd keer zeggen dat Teams beter is. Maar als je niet laat zien wat de medewerker of het team ermee wint in tijd, overzicht en rust, dan kiest niemand ervoor. Mensen moeten zelf wíllen veranderen. En jij bepaalt of dat lukt.

Mensen krijgen wel uitleg, maar geen vaardigheid (K en A: Knowledge en Ability)

In veel organisaties ziet de overgang er zo uit:

• Eén training
• Een handleiding
• Een paar tips in het intranet
• En daarna: succes ermee!

Maar de realiteit is duidelijker: Je kunt niet verwachten dat mensen nieuw gedrag beheersen zonder ruimte om te oefenen. In onze presentatie “Mensen meenemen in digitale veranderingen” wordt dit expliciet gezegd: kennis is weten, vaardigheid is doen en doen vraagt oefening en tijd.

Wat er echter meestal ontbreekt:

• Tijd om samen te oefenen
• Ruimte om fouten te maken
• Begeleiding op de werkvloer
• Duidelijke afspraken per team of medewerker

Zonder dat alles vallen mensen automatisch terug op e‑mail. Niet omdat ze koppig zijn, maar omdat niemand hen heeft geholpen om het nieuwe gedrag echt te leren.

Mensen vallen terug omdat je niks doet om het nieuwe gedrag vast te houden (R van Reinforcement)

Na de eerste weken verdwijnt Teams stilletjes naar de achtergrond. Omdat jij als leider:

• Geen vaste momenten hebt om Teams te gebruiken
• Geen teamafspraken bewaakt
• Geen complimenten geeft bij nieuw gedrag
• Niemand corrigeert als hij terugvalt in mail
• Zelf ook terugvalt in mail “als het druk is”

Dan leert het team maar één ding: Deze verandering was tijdelijk dus het ouderwetse mailen blijft. Zonder ritme, opvolging en herhaling bestaat er geen duurzame gedragsverandering. Nooit. Nergens.

Je team gebruikt Teams niet, omdat het jou niet kan volgen

In adoptiesessies wordt het pijnlijk duidelijk gezegd: “De leidinggevende moet het zelf doen en zichtbaar zijn, anders werkt het niet.” En dat is precies waarom het veranderingstraject nu vastloopt:

• Jij mailt nog steeds.
• Jij zet documenten nog in bijlagen.
• Jij spreekt mensen niet aan op oud gedrag.
• Jij laat het gebeuren dat Teams “erbij” komt in plaats van “in plaats van”.

Leidinggevende is geen titel, het is gedrag. En jouw team kopieert dat gedrag.

Zo ziet ADKAR eruit zonder jargon, maar met simpele woorden

• A – Mensen snappen het nut niet → omdat jij het niet duidelijk hebt uitgelegd.
• D – Mensen willen het niet → omdat jij geen voordeel hebt bewezen.
• K – Mensen weten niet hoe → omdat jij alleen hebt uitgelegd, niet hebt laten oefenen.
• A – Mensen passen het niet toe → omdat jij geen tijd en begeleiding hebt ingericht.
• R – Mensen houden het niet vol → omdat jij geen consequente afspraken bewaakt of beloont.

Deze ADKAR regels zijn er om de precieze oorzaak te achterhalen, waarom veel organisaties al jaren blijven hangen in e‑mail‑chaos: gooi alles maar in Postvak IN.

Conclusie: De overstap naar Teams faalt niet door de medewerkers zelf

De overstap naar Teams faalt door leidinggevenden die onvoldoende verantwoordelijkheid nemen voor hun leiderschap. De overstap van e‑mail naar Teams is namelijk geen ICT‑klus. Het is gedragsverandering. En gedragsverandering vraagt:

• Lef
• Duidelijkheid
• Herhaling
• Voorbeeldgedrag
• Keuzes maken die pijn doen
• En leiders die zélf doen wat ze vragen

De vraag is dus niet: “Hoe breng ik mijn team naar Teams?”. De echte vraag is: “Durf ik zélf te veranderen: zichtbaar, consequent en elke dag opnieuw?”. Als het antwoord ja is, gaat jouw team volgen. Is het antwoord nee? Dan blijf je nog jaren vastzitten in de e‑mail en bestanden moeras waar je nu in staat.

Wil je als leidinggevende écht stappen zetten? AVK ondersteunt organisaties in deze overgang met begeleiding, training en veranderkundige expertise. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen je graag verder!

Neem contact op

Rémon Glas
Microsoft 365 trainer – adviseur Digitaal Vitaal