Word tip: Standaard tekstdelen invoegen

Gepubliceerd op: 4 maart 2014Geschreven door:
inhoudsopgave word

Sla veel gebruikte teksten op als Bouwsteen voor hergebruik in bv. brieven of offertes

Om een bouwsteen te maken typ je eerst de eerst de tekst die je als bouwsteen wil gebruiken of je selecteert deze in een bestaand document. Je gaat nu als volgt te werk:

  • Selecteer de tekst
  • Ga naar de menutab Invoegen
  • Klik op de knop Snelonderdelen in de categorie Tekst
  • Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie met snelonderdelen

Een pop-up venster opent:

word-bouwsteen1

Geef de bouwstenen bij voorkeur een korte en toepasselijke naam (om deze makkelijker in te voegen met behulp van sneltoets F3) en maak eventueel verschillende categorieën aan.

Bouwstenen invoegen

Je kunt bouwstenen invoegen vanuit het menu Invoegen door op de knop Snelonderdelen te klikken.
De Algemene bouwstenen worden direct weergegeven.

word-bouwsteen2

NB: Een snellere manier van invoegen is de naam van de bouwsteen typen, gevolgd door F3.

In dit voorbeeld: Groet + F3 toont de briefafsluiting ‘Met vriendelijke groet…’

Bouwsteen bewerken

Je kunt de inhoud van een opgeslagen bouwsteen niet direct bewerken. Wat je wel kunt doen is een nieuwe of gewijzigde tekst selecteren en deze opslaan als bouwsteen. Voeg bijvoorbeeld de bewuste bouwsteen in, in een leeg document, en wijzig de tekst. Selecteer de tekst en sla deze opnieuw op als bouwsteen.

Als je deze nieuwe tekst exact dezelfde naam geeft als de oorspronkelijke bouwsteen, dan kan deze worden overschreven. Je krijgt dan een melding met de vraag “Wilt u het bouwsteenitem opnieuw definiëren?”. Klik op ‘Ja’ om de bouwsteen te overschrijven met de nieuwe inhoud.

Als je alleen de titel of categorie van een bouwsteen wil bewerken, kun je de eigenschappen bewerken door in de galerie Snelonderdelen rechts te klikken op de betreffende bouwsteen.

Bouwstenen delen met collega’s

De zelfgemaakte bouwstenen worden alleen op je eigen pc opgeslagen. Het makkelijkst is het om een document te maken waarin je alle bouwstenen hebt staan en deze door te sturen naar je collega’s, die de bouwstenen vervolgens een voor een op hun eigen pc opslaan.

Een andere methode is om het bronbestand te kopiëren naar collega pc’s. Dit kan je het beste via systeembeheer laten lopen.

Je moet dan namelijk het bestand ‘Building Blocks.docx’ van jouw pc kopiëren naar de pc’s van je collega’s.

LET OP: Vraag eerst aan uw systeembeheerder of de bouwstenen centraal weggezet kunnen worden.

De locatie van het bestand is handmatig lastig te vinden. Het makkelijkst is om dit op de volgende manier te doen:

  • Toets: Windowstoets + R (het ‘Uitvoeren’ venster opent)
  • Type in het venster: %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks\1043
  • Klik op OK

LET OP: Indien de map niet opent, heb je geen rechten hiertoe. Raadpleeg de systeembeheerder.

Kopieer jouw bouwstenen (document of gehele map) en plak deze (bv. via USB-stick of email) op dezelfde locatie zoals hierboven beschreven op de bestemmingscomputers.