Te veel taken, te weinig tijd: Snel ontdekken wat AI voor je kan overnemen en hoe!

Je weet dat AI kan helpen met je takenlijst, maar bij welke taken precies? En hoe begin je? Zonder overzicht blijf je gissen! En dat terwijl je elke week uren zou kunnen besparen…

Ontdek snel welke taken AI voor je kan overnemen

Er is een simpele manier om daar verandering in te brengen. Je vraagt AI om een tabel te maken van al je terugkerende taken met de prompt die we je in deze blog aanbieden. Per taak krijg je te zien: kan AI dit volledig overnemen, gedeeltelijk ondersteunen, of helemaal niet? Het mooie: deze methode werkt in elk AI-systeem. Of je nu ChatGPT gebruikt, Copilot, Claude of iets anders – de aanpak is universeel. En je hoeft geen technische kennis te hebben of gevoelige bedrijfsinformatie te delen.

Hoe het werkt

Als je AI vraagt om zo’n tabel te maken, analyseert het je functieomschrijving en bedenkt welke taken daarbij horen. Vervolgens beoordeelt het per taak in hoeverre AI je erbij kan helpen:

• Niet: Deze taak vereist menselijke expertise, beoordelingsvermogen of gevoeligheid die AI (nog) niet heeft. Denk aan: complexe gesprekken, strategische beslissingen, situaties waar vertrouwen en empathie essentieel zijn. Dit zijn de taken waarin jij onmisbaar bent.
• Gedeeltelijk: AI doet het zware werk, jij verfijnt. AI maakt bijvoorbeeld een eerste versie of vat informatie samen, jij voegt de context, nuance en persoonlijke afweging toe.
• Volledig: AI kan deze taak zelfstandig uitvoeren. Je controleert alleen het eindresultaat. Denk aan: standaardteksten schrijven, schema’s maken, informatie structureren.

In alle gevallen neem je zélf de eindverantwoordelijkheid voor het werk dat jij (met of zonder AI) aflevert.

Een voorbeeld van taken die AI over kan nemen

Stel: je bent beleidsadviseur bij een gemeente. Dan zou je tabel er zo uit kunnen zien:

In één oogopslag zie je waar je onmisbaar bent: stakeholdergesprekken en strategische adviezen blijven mensenwerk. Wetteksten herschrijven en rapportstructuren maken kun je grotendeels uit handen geven. En voor burgerreacties samenvatten of notities uitwerken doet AI het zware werk, jij voegt de interpretatie toe. De promptsuggesties zijn kant-en-klaar. Je kunt ze vandaag nog kopiëren, de [blokhaken] invullen met jouw gegevens, en direct testen.

Hoe maak je deze prompts nog beter?

De promptsuggesties in de tabel zijn een startpunt. Wil je ze nóg effectiever maken? Probeer dit:

• Voeg context toe: “Dit is voor [doelgroep/situatie]” of “De toon moet passen bij [context]”
• Wees specifiek over vorm: “Maximaal [aantal] woorden” of “In [format], bijvoorbeeld een tabel/lijst/mail”
• Lever voorbeelden aan: “Zoals [voorbeeld] maar dan [aanpassing]” helpt AI beter begrijpen wat je bedoelt

Bijvoorbeeld: in plaats van alleen “Schrijf een beleidsdocument”, probeer: “Schrijf een beleidsdocument voor de gemeenteraad over duurzaam mobiliteitsbeleid. Maximaal 3 pagina’s, zakelijke toon, focus op concrete maatregelen voor 2026.”

Een belangrijke kanttekening

Voordat je aan de slag gaat: niet alle AI-toepassingen zijn juridisch gezien gelijk. Bepaalde toepassingen – zoals AI voor werving en selectie, kredietbeoordeling of medische diagnostiek – vallen onder hoog-risico volgens de EU AI Act en kennen strenge compliance-eisen. Deze methode is bedoeld voor algemene werk-ondersteuning, niet voor beslissingen die fundamentele rechten van mensen raken. Houd hier rekening mee en vraag bij twijfel advies.

De prompt: kopieer en pas aan

Hier is de prompt die je kunt gebruiken in elk AI-systeem. Let op de delen tussen [blokhaken] – die vul je zelf in met jouw eigen informatie:

Ik werk als [jouw functie] in [sector/organisatietype]. Mijn belangrijkste verantwoordelijkheden zijn: [3-5 kernverantwoordelijkheden].

Maak een tabel met mijn terugkerende taken. Gebruik deze kolommen:

1. Taak
2. AI-geschiktheid (niet / gedeeltelijk / volledig)
3. Promptsuggestie (concrete prompt die ik direct kan gebruiken, met [blokhaken] voor gegevens die ik zelf moet invullen)

Sorteer de tabel op AI-geschiktheid: begin met taken die “niet” geschikt zijn voor AI, dan “gedeeltelijk”, dan “volledig”.

Houd de promptsuggesties algemeen, zonder verwijzing naar specifieke AI-systemen. Zorg dat ze geen persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige informatie vereisen.

Wat vul je in?

• [jouw functie]: Bijvoorbeeld: “beleidsadviseur”, “projectcoördinator”, “communicatieadviseur”, “teamleider facilitair”
• [sector/organisatietype]: Bijvoorbeeld: “de publieke sector”, “een middelgrote non-profit”, “het onderwijs”, “een gemeente”
• [3-5 kernverantwoordelijkheden]: Bijvoorbeeld: “beleidsvorming, stakeholder-overleg, rapportages schrijven, en implementatie van nieuwe regelgeving”

Een compleet voorbeeld:

Ik werk als projectcoördinator bij een culturele instelling. Mijn belangrijkste verantwoordelijkheden zijn: projectplanning, budgetbewaking, communicatie met samenwerkingspartners, en organisatie van evenementen.

Plak deze prompt in je AI-systeem naar keuze, en binnen 5 minuten heb je je tabel.

Start vandaag nog met taken overdragen aan AI

Het mooie van deze methode is dat je niet hoeft te wachten op een uitgebreid AI-implementatietraject. Je kunt dit vandaag doen, in 5 minuten. Kopieer de prompt, vul je eigen gegevens in, en kijk wat je krijgt.

Hoeveel tijd levert het op? Stel dat je elke week 30 minuten kwijt bent aan vergadernotities uitwerken. Met AI is dat misschien maar 10 minuten. Dat is anderhalf uur per maand — bijna een halve werkdag per kwartaal. En dat is maar één taak.

Een paar tips:

• Test de promptsuggesties direct. Kies er één uit die je aanspreekt en probeer het meteen. Zo ontdek je het verschil tussen theorie en praktijk.
• Verfijn de tabel – mag met AI. Zie deze tabel als startpunt, niet als eindoordeel. Ga met AI in gesprek: “Deze taak heb ik niet, maar ik doe wel [andere taak]” of “Deze inschatting klopt niet helemaal omdat [reden]”. AI past de tabel dan aan.
• Deel het met je team. Vraag collega’s hetzelfde te doen. Zo ontstaat een gedeeld overzicht van waar AI echt helpt en waar niet.

Wil je meer tips of een hands-on training?

Als je eenmaal weet waar AI je kan helpen, kun je daar gerichter mee aan de slag. Niet met vage ideeën over “automatisering” of “efficiëntie”, maar met concrete taken die je morgen al anders kunt aanpakken.

AVK verzorgt de training AI en de Impact op jouw werk, waarin je leert hoe je AI-tools effectief inzet, begrijpt waar de grenzen liggen, en werkt aan veilig en ethisch gebruik. Blogs met meer tips om zo meer vrije middagen. Voor specifieke vragen of maatwerk-ondersteuning bieden we ook online coaching via een strippenkaart aan – zo kun je 1-op-1 inzoomen op jouw situatie en samen met een trainer uitzoeken hoe AI binnen jouw werk het beste werkt. Of bestel de promptbibliotheek voor allerlei verschillende soorten prompts!

Marieke van der Pol
AVK AI Trainer & Adviseur Digitaal Vitaal