Hoe schakel je Microsoft Copilot uit als dat nodig is?

Microsoft Copilot uitschakelen kan op verschillende manieren, afhankelijk van je rol als beheerder of eindgebruiker. Beheerders kunnen Copilot organisatiebreed uitschakelen via het Microsoft 365 admin center, terwijl individuele gebruikers de functie per applicatie kunnen deactiveren. Het uitschakelen heeft gevolgen voor productiviteit en AI-ondersteuning, maar kan gewenst of zelfs vereist zijn vanwege morele overwegingen, privacy of security overwegingen, of het organisatiebeleid.

Waarom zou je Microsoft Copilot willen uitschakelen?

Er zijn verschillende legitieme redenen waarom organisaties of gebruikers ervoor kiezen om Microsoft Copilot tijdelijk of permanent uit te schakelen. Privacy-overwegingen staan vaak voorop, vooral na de Nederlandse overheidsassessment die hoge privacyrisico’s identificeerde in december 2024, in september 2025 zijn deze risico’s bijgesteld naar midden risico’s.

Beveiligingsbeleid vormt een tweede belangrijke reden. Veel organisaties hebben strikte richtlijnen over AI-tools die toegang hebben tot bedrijfsgegevens. De zorgen richten zich op datatransfers naar de Verenigde Staten, onduidelijke subverwerkers en auditlog-retentieperiodes van 180 dagen.

Productiviteitsredenen kunnen ook een rol spelen. Sommige gebruikers ervaren Copilot als afleidend of vinden dat het hun “werk-flow” verstoort. Tijdens de eerste maand na implementatie rapporteren organisaties vaak een tijdelijke productiviteitsdaling van 10% door de leercurve.

Organisatorische beleidsregels kunnen het gebruik van AI-tools beperken. Dit geldt vooral voor overheidsinstellingen, onderwijsinstellingen en organisaties in gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg. Onze ervaring leert dat alle AI tools verbieden leidt tot schaduw-AI gebruik. Ofwel stiekem gebruik van AI-tools, ook al is dat niet toegestaan. Een geheel verbod leidt dus tot vaak onveiligere situaties dan een duidelijk beleid met kaders wat wel en niet is toegestaan.

Hoe schakel je Microsoft Copilot uit als beheerder?

Als IT-beheerder kun je Microsoft Copilot organisatiebreed uitschakelen via het Microsoft 365 admin center. Als vanzelfsprekend kan je licenties intrekken van gebruikers, echter zijn dan niet alle Copilot services ook daadwerkelijk uitgeschakeld. Copilot Chat vereist namelijk geen aanvullende licentie. De Copilot instellingen kan je vinden op: https://admin.cloud.microsoft/#/copilot/overview kies “instellingen” en bepaal per beschikbare Copilot services of en hoe je deze wilt inschakelen.

Bij de instellingen zie je vier tabs:

1. Gebruikerstoegang
2. Gegevenstoegang
3. Copilot acties
4. Andere instellingen

Ad 1: Gebruikerstoegang

Hier kan je per Copilot service de gebruikerstoegang inzien, aanpassen en beperken. Voorbeelden zijn Copilot in Edge, in Viva en het wel of niet beschikbaar maken van Copilot selfservice aankopen. Die laatste is een essentiele instelling, aangezien bij de standaard instellingen gebruikers dus met hun eigen creditcard een eigen Copilot licentie kunnen kopen.

Ad 2: Gegevenstoegang

Deze tab bevat vooral verwijzingen naar instellingen in andere beheer-centra en help pagina’s op instellingen aan te passen voor gegevenstoegang voor Copilot.

Ad 3: Copilot acties

Bij de Copilot acties, staan ook enkele interessante instellingen en verwijzingen. Mogen gebruikers wel of geen video’s en/of afbeeldingen genereren met Copilot. Een verwijzing naar de Teams vergader instellingen i.c.m. Copilot. En niet onbelangrijk de AI-disclaimer die je aan kan passen. Hier kan je een verwijzing maken naar het interne beleid en een aangepaste mededeling instellen.

Ad 4: Andere instellingen

Bij deze instellingen wordt je verwezen naar hoe omgegaan wordt met logs en diagnostische gegevens. Deze pagina is een reactie van Microsoft op de privacy-aanbevelingen van de uitgevoerde DPIA. Op deze tab is ook een andere interessante feature terug te vinden, namelijk de Copilot aangepaste woordenlijst. Hier kan je een CSV uploaden met afkortingen en jargon die relevant zijn voor Copilot om inhoud in de organisatie beter te begrijpen.

Hoe zet je Copilot uit als individuele gebruiker?

Individuele gebruikers kunnen Copilot per applicatie uitschakelen zonder beheerderrechten. In Word, Excel en PowerPoint vind je de Copilot-knop in het lint onder het tabblad Start. Klik met je rechter muisknop op een willekeurige knop in het lint, kies Lint aanpassen en verwijder de groep “Hulp” uit het rechter deel van het scherm.

Voor Outlook geldt een iets ander proces. Open Outlook (nieuw) en ga naar Instellingen > Copilot  > zet het vinkje Copilot inschakelen “uit”.

Wil je meer weten over veilige AI-implementatie? Onze AI-trainingen helpen je bij het maken van weloverwogen beslissingen over Copilot-gebruik. Voor uitgebreide informatie over de mogelijkheden en best practices, bezoek onze Microsoft Copilot pagina.

Stijn Roersma
AVK e-Commerce

[seoaic_faq][{“id”:0,”title”:”Kan ik Copilot uitschakelen voor specifieke gebruikers terwijl anderen het wel kunnen gebruiken?”,”content”:”Ja, als beheerder kun je selectief Copilot-licenties toewijzen. Ga naar het Microsoft 365 admin center, selecteer specifieke gebruikers onder ‘Actieve gebruikers’ en beheer hun productlicenties individueel. Dit is ideaal voor pilotprojecten of wanneer alleen bepaalde afdelingen Copilot mogen gebruiken.”},{“id”:1,”title”:”Wat gebeurt er met mijn bestaande Copilot-data wanneer ik het uitschakel?”,”content”:”Microsoft bewaart auditlogs en interactiegegevens gedurende 180 dagen na uitschakeling. Je persoonlijke chats en gegenereerde content blijven beschikbaar in je Microsoft 365-omgeving, maar nieuwe AI-interacties worden gestopt. Op deze pagina kan je jouw Copilot activiteitengeschiedenis verwijderen met een druk op de knop: https://myaccount.microsoft.com/settingsandprivacy/privacy”},{“id”:2,”title”:”Hoe kan ik controleren of Copilot daadwerkelijk is uitgeschakeld in mijn organisatie?”,”content”:”Controleer de status via het Microsoft 365 admin center onder ‘Gebruikers > Actieve gebruikers’ en bekijk de productlicenties. Voor eindgebruikers: probeer de Copilot-knop in Office-applicaties – deze zou niet zichtbaar moeten zijn. In Teams verschijnt er geen Copilot-optie in het chat-menu wanneer correct uitgeschakeld.”},{“id”:3,”title”:”Kan ik Copilot tijdelijk uitschakelen tijdens gevoelige projecten?”,”content”:”je kunt Copilot-licenties tijdelijk deactiveren en later weer activeren zonder dataverlies. Plan wel rekening met een activeringsperiode van 15-30 minuten voordat de wijzigingen volledig doorgevoerd zijn. In de desktop apps kan een herstart nodig zijn. Een logischere oplossing dan tijdelijk intrekken van een licentie is echter data te classificeren zodat Copilot die specifieke data niet kan benaderen. Met gevoeligheidslabels kan IT dit in Purview instellen. Als AVK helpen we organisaties met hun dataclassificatie: https://avk.nl/training/microsoft-365/projecten/dataclassificatie/”},{“id”:5,”title”:”Hoe lang duurt het voordat Copilot volledig is uitgeschakeld na het wijzigen van instellingen?”,”content”:”Organisatiebrede wijzigingen via het admin center worden binnen 15-30 minuten doorgevoerd. Individuele gebruikers merken de verandering vaak direct na het herstarten van de betreffende Office-applicatie. Voor volledige synchronisatie over alle services kan het tot 2 uur duren.”},{“id”:6,”title”:”Wat zijn de kosten-implicaties van het uitschakelen van Copilot-licenties?”,”content”:”Je betaalt door voor actieve Copilot-licenties tot de volgende factureringsperiode. Microsoft biedt geen pro-rata terugbetalingen voor gedeeltelijk gebruikte maanden. Plan uitschakeling daarom strategisch rond je factureringsdata om onnodige kosten te vermijden. Heractivering is mogelijk zonder extra installatiekosten.”}][/seoaic_faq]