Hoe schakel je Microsoft Copilot uit als dat nodig is?

Microsoft Copilot uitschakelen kan op verschillende manieren, afhankelijk van je rol als beheerder of eindgebruiker. Beheerders kunnen Copilot organisatiebreed uitschakelen via het Microsoft 365 admin center, terwijl individuele gebruikers de functie per applicatie kunnen deactiveren. Het uitschakelen heeft gevolgen voor productiviteit en AI-ondersteuning, maar kan nodig zijn vanwege privacy, beveiliging of organisatiebeleid.

Waarom zou je Microsoft Copilot willen uitschakelen?

Er zijn verschillende legitieme redenen waarom organisaties of gebruikers ervoor kiezen om Microsoft Copilot tijdelijk of permanent uit te schakelen. Privacy-overwegingen staan vaak voorop, vooral na de Nederlandse overheidsassessment die hoge privacyrisico’s identificeerde in december 2024.

Beveiligingsbeleid vormt een tweede belangrijke reden. Veel organisaties hebben strikte richtlijnen over AI-tools die toegang hebben tot bedrijfsgegevens. De zorgen richten zich op datatransfers naar de Verenigde Staten, onduidelijke subverwerkersarrangementen en auditlog-retentieperiodes van 180 dagen.

Productiviteitsredenen kunnen ook een rol spelen. Sommige gebruikers ervaren Copilot als afleidend of vinden dat het hun werkstroom verstoort. Tijdens de eerste maand na implementatie rapporteren organisaties vaak een tijdelijke productiviteitsdaling van 10% door de leercurve.

Organisatorische beleidsregels kunnen het gebruik van AI-tools beperken. Dit geldt vooral voor overheidsinstellingen, onderwijsinstellingen en organisaties in gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg. SURF adviseert bijvoorbeeld Nederlandse onderwijsinstellingen momenteel tegen het gebruik van Copilot.

Hoe schakel je Microsoft Copilot uit als beheerder?

Als IT-beheerder kun je Microsoft Copilot organisatiebreed uitschakelen via het Microsoft 365 admin center. Navigeer naar Instellingen > Geïntegreerde apps en zoek naar Microsoft 365 Copilot in de lijst van beschikbare services.

Voor groepsbeleid-instellingen ga je naar het Azure Active Directory admin center. Selecteer Groepen en kies de specifieke groep waarvoor je Copilot wilt uitschakelen. Onder Licenties kun je de Copilot-licentie deselecteren en de wijzigingen opslaan.

Organisatiebrede configuratie vereist meer stappen:

• Open het Microsoft 365 admin center met globale beheerderrechten
• Ga naar Gebruikers > Actieve gebruikers
• Selecteer alle gebruikers of specifieke groepen
• Klik op Productlicenties beheren
• Schakel Microsoft 365 Copilot uit bij de gewenste gebruikers

Voor PowerShell-gebruikers kan het proces worden geautomatiseerd met het Connect-MsolService commando gevolgd door Set-MsolUserLicense om licenties bulk te wijzigen. Dit is vooral handig voor grote organisaties met honderden gebruikers.

Hoe zet je Copilot uit als individuele gebruiker?

Individuele gebruikers kunnen Copilot per applicatie uitschakelen zonder beheerderrechten. In Word, Excel en PowerPoint vind je de Copilot-knop in het lint onder het tabblad Start. Klik op de pijl naast Copilot en selecteer “Copilot verbergen” om de functie te deactiveren.

Voor Outlook geldt een iets ander proces. Open Outlook en ga naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen. Zoek naar Microsoft Copilot in de lijst en schakel het uit. Herstart Outlook om de wijzigingen door te voeren.

In Teams kun je Copilot uitschakelen via de instellingen:

1. Klik op je profielafbeelding rechtsboven
2. Selecteer Instellingen
3. Ga naar Privacy
4. Schakel “Copilot in Teams” uit

Voor Copilot Chat, de standalone versie, ga je naar copilot.microsoft.com en log je in. Klik op het tandwielpictogram voor instellingen en schakel de gewenste functies uit. Let op dat sommige instellingen alleen beschikbaar zijn als je organisatie dit toestaat.

OneNote-gebruikers kunnen Copilot uitschakelen via Weergave > Copilot-deelvenster en het deelvenster sluiten. Voor een permanente uitschakeling ga je naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen en schakel je Microsoft Copilot uit.

Wat zijn de gevolgen van het uitschakelen van Microsoft Copilot?

Het uitschakelen van Microsoft Copilot heeft directe impact op beschikbare functionaliteiten en potentiële productiviteitswinst. Wegvallende functies omvatten AI-gestuurde tekstsuggesties, automatische samenvattingen, slimme data-analyse in Excel en meeting-transcripties in Teams.

De productiviteitsimpact kan aanzienlijk zijn. Organisaties die Copilot volledig implementeren rapporteren gemiddeld 2,8 uur tijdsbesparing per gebruiker per week. Dit komt neer op ongeveer 132-353% ROI binnen drie jaar. Door uitschakeling mis je deze potentiële voordelen.

Specifieke functionaliteiten die wegvallen per applicatie:

• Word: Geen AI-schrijfassistentie, automatische opmaak of contentgeneratie
• Excel: Verlies van slimme data-inzichten, formule-suggesties en trendanalyse
• PowerPoint: Geen automatische presentatie-creatie of design-suggesties
• Outlook: Verlies van slimme e-mailconcepten en meeting-samenvattingen
• Teams: Geen real-time transcripties of actie-item extractie

De beslissing om Copilot uit te schakelen kun je altijd herzien. Licenties kunnen opnieuw worden geactiveerd via dezelfde beheerdersinstellingen. Voor organisaties die twijfelen over volledige implementatie, bieden we een gefaseerde aanpak aan.

Wil je meer weten over veilige AI-implementatie? Onze AI-trainingen helpen je bij het maken van weloverwogen beslissingen over Copilot-gebruik. Voor uitgebreide informatie over de mogelijkheden en best practices, bezoek onze Microsoft Copilot pagina.