Automatisch herplannen van afspraken in Outlook met Copilot

Heb jij (of beheer jij) elke week een volle agenda met (terugkerende) 1-op-1’s? Dan herken je dit vast: een afspraak moet worden gepland of verzet, maar er staan al reguliere 1 op 1 afspraken op het gewenste tijdstip. Door zo’n “dubbelboeking” ben je zo weer 10 minuten kwijt aan heen en weer e-mailen. Maar … goed nieuws hier is een oplossing voor! Microsoft rolt nu een functie uit waarmee Copilot zulke dubbele boekingen automatisch voor je kan oplossen, althans mits jij:

• Aangeeft wat flexibel is en binnen welke tijdvakken er geschoven mag worden.
• Je een betaalde Microsoft 365 Copilot licentie hebt

Outlook afspraken herplannen met Copilot

• Copilot kan 1-op-1’s en persoonlijke events automatisch herplannen wanneer er een conflict ontstaat.
• In het afsprakenformulier geef jij aan welke afspraken flexibel zijn en binnen welke dagen/tijdvakken ze opnieuw mogen worden ingepland.
• Bij een dubbele boeking verplaatst Copilot de flexibele afspraak automatisch naar een beter moment en informeert de betrokkenen.

Dit is in mijn ogen vooral handig bij terugkerende 1-op-1 series die niet per se op een vast tijdstip hoeven te staan.

Wanneer is het ideaal om afspraken te herplannen?

• Je beheert agenda’s van directie/MT en wil minder micro-planning.
• Je werkt veel met terugkerende 1-op-1’s (coachgesprekken, voortgang, sparren).
• Je wilt sneller conflictvrij plannen zonder iedereen na te bellen.

Zo stel je het herplannen van Outlook afspraken met Copilot in

• Start het nieuwe Outlook (in Outlook classic werkt deze feature niet)
• Open een 1-op-1 afspraak (nieuw of bestaand), waarvan jijzelf de organisator bent of waarvan jij de agenda beheert van de organisator.
• Zet de switch/schakelaar aan: “Als er conflicten ontstaan, laat Copilot herplannen”.

• Klik op “Acceptabele tijden” en kies je voorkeuren.
• Sla op. Klaar; bij een dubbele boeking schuift Copilot deze afspraak binnen jouw voorkeuren.

Tip: stel dit eenmalig in op jouw terugkerende 1 op 1 afspraken. Je bespaart daarna elke week tijd.

Tips en Best practices voor jou als agenda-pro

1: Markeer afspraken die te verzetten zijn met de categorie “flex”

• Flexibel: 1-op-1, check-ins, persoonlijke focusblokken.
• Niet flexibel: klantcalls, grote interne meetings, externe afspraken met ruimte-reservering.

2: Geef Copilot voldoende speelruimte

• Selecteer minimaal 2 tot 3 mogelijke dagdelen, dat vergroot de kans op een goede automatische match.

3: Bewaak context & reistijd

• Let op bij fysiek geplande 1 op 1 afspraken: Zet locatie en reistijd goed; Copilot houdt rekening met agenda-context, maar jouw metadata bepaalt hoe “realistisch” de herplanning is.

4: Combineer met duidelijke titels

• Voorbeelden: 1:1 Eva <> Mark (FLEX: ma/wo/do ochtend) of voeg in de beschrijving toe: “Mag schuiven binnen ma/wo/do ochtend”.

5: Start met een pilot

• Begin met enkele 1-op-1 terugkerende afspraken. Evalueer na een maand: hoeveel conflicten zijn automatisch opgelost? Hoe was de communicatie naar deelnemers?

Veelgestelde vragen

Verplaatst Copilot ook grotere vergaderingen?
Nee, deze release richt zich op 1-op-1’s en persoonlijke events. Groepsvergaderingen blijven (voor nu) handwerk.

Krijgen deelnemers een update?
Ja. Bij automatische herplanning ontvangen genodigden een update zoals bij elke agenda-wijziging.

Wat gebeurt er als ik geen voorkeuren instel?
Copilot gebruikt slimme standaardinstellingen. Toch is het beter zelf dagen/tijdvakken te kiezen.

Moet IT iets aanzetten? Geen admin-actie nodig.
Wel is een Copilot-licentie vereist voor de gebruiker.

Hoe zit het met privacy/compliance?
Copilot analyseert je agendagegevens om conflicten te vinden en te herplannen. Het introduceert AI-functionaliteit die met klantdata (calendars) werkt en geeft eindgebruikers een nieuwe manier om met generatieve AI te plannen. Check eventueel je interne richtlijnen rond Copilot-gebruik.

Wanneer zie jij dit in Outlook?

• De release is op dit moment bezig maar nog niet bij iedereen beschikbaar.
• In het afsprakenformulier zie je de nieuwe schakelaar en het dialoogvenster voor “Acceptabele tijden”.

Vooruitkijkend: zo laat je Copilot écht voor je werken

Dit is een eerste stap naar proactieve agenda-hulp. Reken erop dat Copilot straks beter wordt in het voorspellen van ideale momenten (op basis van patronen, voorkeuren van jouw manager en reistijden) en conflicten voorkomt voordat jij ze ziet. Als jij nu al duidelijke voorkeuren vastlegt en consistent afspraakdetails (ofwel metadata) invult (locatie, reistijd, online/fysiek), geef je Copilot het fundament om dat werk voor je te doen.

Wil je dat één van onze AVK Outlook en/of Copilot experts dit komt uitleggen in context met wat er allemaal mogelijk is met het nieuwe Outlook? Neem dan contact met ons op of bekijk een van onze trainingen. Wij helpen je graag verder!

• Voor jou en je collega’s, een training op maat: op jouw locatie of online klassikaal: Outlook trainingen
• Voor jou als individu hebben we een openrooster: Agenda open inschrijvingen of 1 op 1 coaching: online-coaching strippenkaart

Andres Mol
AVK Innovatiecoach