Stop met interne e-mails en start met samenwerken in Teams!

In veel organisaties vormt e-mail nog steeds de ruggengraat van interne communicatie. Toch begint deze traditionele manier van werken steeds vaker te knellen in een tijd waarin snelheid, transparantie en samenwerking centraal staan. Het eindeloos heen en weer sturen van berichten, het kwijtraken van belangrijke informatie in overvolle inboxen en het gebrek aan overzicht maken e-mail minder geschikt voor moderne samenwerking. Daartegenover staat een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams, waarin communicatie, bestanden en samenwerking samenkomen in één centrale omgeving. In plaats van losse berichten die verspreid raken, biedt Teams een gestructureerde manier van werken waarin gesprekken direct gekoppeld zijn aan projecten en teams.

In dit blog duik ik in de belangrijkste nadelen van het ontvangen en gebruiken van e-mail binnen organisaties, en leggen we uit waarom steeds meer bedrijven de overstap maken naar efficiëntere samenwerkingsvormen zoals Teams.

De nadelen van e-mail versturen zijn groot, maar die van e-mail ontvangen is nog groter!

Wie interne e-mails verstuurt in plaats van een Teams post, kiest voor chaos in plaats van samenwerking. Als jij degene bent die interne e-mails ontvangt, betaal jij eigenlijk de prijs van andermans keuze. Niet omdat e-mail perse slecht is, maar omdat een e-mail gebouwd is op een manier die onderling samenwerken vandaag de dag saboteert. Een paar voorbeelden:

Als jij degene bent die een e-mail met een document in de bijlage ontvangt, dan betekent dat eigenlijk gewoon dat jij mag gaan uitzoeken:

• Waar hoort dit bestand thuis?
• Is dit de nieuwste versie?
• Wie kijkt hier nog meer naar?

De e-mail kan hier geen antwoord op geven, jij moet het gaan oplossen en in de praktijk betekent dat er meerdere e-mails moeten gaan volgen.

Maar dit geldt ook voor taken die je toebedeeld krijgt via e-mail. Niemand anders ziet die taak, dat houdt in dat:

• Het werk bij jou blijft hangen
• Er geen zichtbaarheid is op welke taken jij allemaal doet
• Er geen gedeeld eigenaarschap is
• Jij de last draagt van andermans digitale gemakzucht

Jij krijgt een update via de mail. Dat betekent dat jouw team achter blijft:

• Alles wat in e mail gebeurt, gebeurt buiten het team om
• Belangrijke informatie raakt versnipperd
• Jij weet iets wat anderen niet weten
• Of andersom

Gevolg: miscommunicatie, fouten en onvindbare informatie.

Een e-mail lijkt eigenlijk enorm op een Teams post

Mensen zijn gewoontedieren en blijven hangen in de werkwijze die ze gewend zijn. En dat is in dit geval opmerkelijk omdat een e-mail en een Teams post eigenlijk heel veel op elkaar lijken. Een e-mail is individueel, maar een Teams post is bedoeld om samen te werken. Beide zijn ze opgebouwd met de volgende kenmerken:

• een onderwerpregel
• een @ teken (aan wie is het bericht gericht)
• een bericht
• een melding dat het bericht binnen is gekomen

Maar daar stopt de gelijkenis dan ook. Waar Teams datzelfde bericht direct in de juiste context zet, in het juiste team, kanaal en onderwerp, gooit e-mail alles ongefilterd op één grote hoop: je Postvak IN. En dat is precies waar samenwerking en efficiëntie misgaat. In e mail is immers nooit duidelijk:

• Is dit voor mij of voor mijn team?
• Bij welk onderwerp hoort bericht thuis?
• Welke versie is de laatste?
• Waar vind ik straks die bijlage terug?

Oftewel:

• E-mail heeft geen plek.
• E-mail heeft geen context.
• E-mail gooit bijlagen op één hoop in plaats van ze op te slaan waar ze horen.
• Elke bijlage per e-mail creëert extra werk, extra versies, extra fouten, omdat e-mail niet voor de huidige efficiëntie gemaakt is.

Teams wordt niet zwakker door techniek. Teams wordt zwakker door gedrag.

Veel organisaties beschikken wel over MS Teams, maar gebruiken het op de verkeerde manier. Dat probleem begint al bij de inrichting van Teams. Door onduidelijke structuren en random aangemaakte teams en kanalen raken mensen het overzicht kwijt. Daarnaast blijven mensen vasthouden aan intern mailen, want zo zijn ze het gewend. En dat gedrag blijft bestaan in organisaties die vasthouden aan e-mail alsof de tijd stil is blijven staan in 2005. Dat is niet onschuldig, dat is schadelijk. Als je intern e-mailt met bijlagen, saboteer je in feite je team, je collega’s én de organisatie. Dat lijkt hard gezegd, maar het is in feite wel waar want e-mailen is niet alleen ontzettend inefficiënt, het zorgt er ook voor dat documenten in verschillende versies verspreid worden opgeslagen op random locaties (zoals je eigen harde schijf of persoonlijke OneDrive) binnen de organisatie. Gaat een collega met pensioen, dan verdwijnt deze informatie meteen mee.

Ondertussen staat Teams wel bij iedereen op de laptop. Als organisatie heb je dus de kans om grip, overzicht en één versie van de waarheid te geven. Maar dat lukt alleen als ieders gedrag meebeweegt. De overstap naar modern werken gaat niet alleen over knoppen en programma’s. Het gaat over keuzes. Het gaat over lef. Het gaat over benoemen wat misgaat en dat niet langer accepteren.

En dat is precies waar ik jou als leidinggevende bij help:

• inrichting van Teams die helder is, overtuigt en richting geeft
• duidelijke gedragsafspraken die wél werken
• communicatie die landt bij medewerkers en verandering creëert
• Teams trainingen op maat van jullie manier van werken

Stop met interne e-mails en start met samenwerken in Teams

Wil je af van digitale chaos? Wil je dat Teams eindelijk doet waarvoor het bedoeld is?
Dan begint het met één keuze. Bij AVK helpen we je dat waar te maken!

Rémon Glas
Adoptieconsultant & Trainer Microsoft Teams

Neem contact op